Koniec roku w organizacjach pozarządowych to nie tylko świąteczne akcje i ostatnie projekty. To przede wszystkim moment, w którym trzeba uporządkować dokumenty, zamknąć budżety i przygotować się na nowe obowiązki, jakie pojawią się zaraz w styczniu. Dla wielu fundacji i stowarzyszeń grudzień jest więc najważniejszym miesiącem pod kątem formalnym.
Poniżej przedstawiamy czytelną, praktyczną listę zadań, które większość NGO powinna wykonać pod koniec roku, aby wejść w nowy etap bez zaległości.
1. Podsumowanie finansów i sprawdzenie budżetów projektowych
To pierwsza rzecz, którą warto zrobić. Grudzień to moment, aby:
-
upewnić się, że wszystkie wydatki projektowe są zgodne z harmonogramem,
-
sprawdzić, czy nie brakuje dokumentów księgowych,
-
rozliczyć zadania, które kończą się z ostatnim dniem roku,
-
nanieść ewentualne korekty, jeśli pozwala na to umowa dotacyjna.
W praktyce oznacza to przejrzenie faktur, umów, raportów i sprawdzenie, czy wszystko, co wydano, da się poprawnie zaksięgować. To także czas na uregulowanie zaległych płatności.
2. Przygotowanie do zamknięcia roku księgowego
Księgowość w NGO wymaga szczególnego uporządkowania. Przed końcem roku warto:
-
zebrać brakujące dokumenty,
-
posprzątać rozrachunki,
-
przygotować dokumentację pod sprawozdanie finansowe,
-
ustalić ze stroną księgową terminy przekazania dokumentów.
W niektórych organizacjach wykonuje się także spis z natury — zależnie od zasad przyjętych w polityce rachunkowości.
3. Zamykanie lub podsumowanie projektów
Jeśli projekt kończy się 31 grudnia, trzeba przygotować:
-
sprawozdanie merytoryczne,
-
sprawozdanie finansowe,
-
zestaw załączników, zdjęć, protokołów i list obecności.
Jeżeli projekt trwa nadal, to dobry moment, aby zebrać w jednym miejscu:
-
dane dotyczące postępów,
-
wydatki poniesione do tej pory,
-
wnioski, które pomogą wejść w kolejną część działań.
To porządek, który procentuje w nowym roku.
4. Sprawy kadrowe i wolontariat
NGO pracują nie tylko na dokumentach, ale przede wszystkim z ludźmi. Dlatego na koniec roku warto:
-
sprawdzić, które umowy kończą się 31 grudnia,
-
przygotować aneksy lub nowe kontrakty,
-
rozliczyć urlopy pracowników,
-
uzupełnić dokumentację wolontariuszy,
-
podsumować ich zaangażowanie i przygotować podziękowania.
Wolontariat to fundament wielu organizacji – dobrze jest zadbać o formalności i o relacje.
5. Przegląd obowiązków formalnych organizacji
Każda organizacja powinna raz w roku sprawdzić:
-
czy dane w KRS są aktualne,
-
czy uchwały zarządu zostały poprawnie zarchiwizowane,
-
czy statutowe obowiązki zebrania członków zostały zrealizowane,
-
jakie sprawozdania trzeba przygotować po Nowym Roku.
To także moment, by uporządkować korespondencję i dokumenty, które w ciągu roku gdzieś się odłożyły.
6. Przygotowanie raportu rocznego (merytorycznego)
Mimo że większość sprawozdań składa się w pierwszych miesiącach roku, grudzień to idealny czas, by:
-
zebrać zdjęcia z działań,
-
podsumować liczbę wydarzeń i uczestników,
-
opisać efekty projektów,
-
przygotować wstępny zarys sprawozdania.
Dzięki temu raport roczny powstanie dużo szybciej, a organizacja nie będzie szukała informacji na ostatnią chwilę.
7. Plan działań i budżet na nowy rok
Pod koniec roku zarząd powinien wspólnie ustalić:
-
plan działania na kolejny rok,
-
projekt budżetu,
-
listę konkursów grantowych, w których NGO chce wystartować,
-
kwestie rozwoju organizacji (szkolenia, sprzęt, komunikacja).
Dobre planowanie w grudniu daje solidny start w styczniu.
Choć koniec roku bywa intensywny, uporządkowanie dokumentów, projektów i finansów pozwala wejść w nowy etap bez zaległości. To także świetny moment na podsumowania, planowanie i budowanie strategii organizacji na kolejne miesiące.
Źródło: opracowano na podstawie materiału z portalu ngo.pl
