Organizacje pozarządowe w Giżycku. Rozmowa o współpracy, potrzebach i przyszłości

Spotkanie organizacji pozarządowych w Giżycku – dlaczego było ważne

15 stycznia w sali konferencyjnej Urzędu Miejskiego w Giżycku odbyło się spotkanie przedstawicieli organizacji pozarządowych działających na terenie miasta oraz na rzecz jego mieszkańców. Spotkanie było efektem wcześniejszych rozmów dotyczących współpracy samorządu miejskiego z trzecim sektorem oraz rozważań nad powołaniem Miejskiej Rady Organizacji Pozarządowych lub Rady Działalności Pożytku Publicznego.

W wydarzeniu wzięli udział reprezentanci różnych organizacji. Spotkanie miało charakter informacyjny, ale też otwierający szerszą dyskusję o realnych potrzebach i problemach lokalnych NGO.

RDPP i ROP – czym są i jak działają w innych miastach

Głównym gościem spotkania był Marek Jurzyński z Elbląskiego Stowarzyszenia Wspierania Inicjatyw Pozarządowych, który w przystępny i bardzo konkretny sposób przedstawił, czym są RDPP i ROP, jakie są różnice między tymi organami oraz jak funkcjonują one w innych miastach w Polsce.

Dzięki temu uczestnicy mogli poznać zarówno potencjalne korzyści wynikające z istnienia takich rad, jak i ograniczenia oraz wyzwania, z którymi mierzą się one w praktyce. To była solidna dawka eksperckiej wiedzy.

Czy Giżycko potrzebuje nowego organu

Jednym z głównych celów spotkania było wspólne zastanowienie się, czy w Giżycku faktycznie potrzebny jest nowy, formalny organ w postaci RDPP lub ROP. W toku rozmów pojawiło się wiele głosów wskazujących, że problemem nie jest brak struktur, lecz brak realnej współpracy i komunikacji pomiędzy samymi organizacjami.

Wiele osób przyznało, że organizacje działają często obok siebie, skupione na własnych działaniach i celach, nie znając się nawzajem lub znając się jedynie z widzenia. Dotyczyło to również naszego zespołu. Dla części uczestników byliśmy nową organizacją, mimo że działamy lokalnie i publicznie.

Najważniejsze problemy zgłoszone przez organizacje

Podczas spotkania jasno wybrzmiało kilka kluczowych problemów, z którymi na co dzień mierzą się giżyckie organizacje pozarządowe.

Pierwszym z nich jest brak aktualnej bazy kontaktów do organizacji. W praktyce również urząd sygnalizuje, że część danych jest nieaktualna — zmieniają się adresy mailowe i numery telefonów, a informacje nie zawsze są na bieżąco uzupełniane. To sprawia, że trudno skutecznie dotrzeć do wszystkich zainteresowanych i zorganizować szkolenia, spotkania czy konsultacje, bo zaproszenia i informacje po prostu nie trafiają tam, gdzie powinny.

Drugim problemem jest brak wspólnej przestrzeni do zaprezentowania działalności oraz brak uporządkowanej bazy wiedzy i zasobów. Nie ma miejsca, w którym organizacje mogłyby w prosty sposób pokazać, czym się zajmują, w czym mogą wesprzeć innych i jakiego wsparcia same potrzebują. Jednocześnie nie wszystkie podmioty wiedzą, z jakich możliwości mogą korzystać — na przykład w zakresie udostępniania miejskiej infrastruktury czy sal na spotkania. Podobnie wygląda kwestia wzajemnej pomocy między organizacjami: często brakuje informacji, kto dysponuje jakimi zasobami i jak można się do siebie zwrócić.

Trzecią kwestią są nie zawsze jasne zasady dotyczące grantów i wniosków. Dla części organizacji proces pisania i składania wniosków bywa nieczytelny, a przy ograniczonych zasobach (czasie i ludziach) łatwo o zniechęcenie lub błędy formalne.

W rozmowach wybrzmiało też, że bardziej doświadczone podmioty często „mają tę wiedzę”, bo zdobywały ją latami. Jednocześnie w Giżycku systematycznie powstają nowe stowarzyszenia i fundacje — i one często nie mają skąd tej wiedzy zaczerpnąć na starcie. Dlatego tym bardziej potrzebne są proste narzędzia: aktualne kontakty, dostępna baza informacji oraz jasne, zrozumiałe zasady wsparcia.

Spotkania, rozmowa i poznawanie się jako realne rozwiązanie

W trakcie dyskusji wielokrotnie podkreślano, że kluczem do poprawy sytuacji jest regularna rozmowa, poznawanie się i wymiana doświadczeń. Padła propozycja, aby kolejne spotkania miały formę krótkich prezentacji poszczególnych organizacji. Kilka minut wystarczyłoby, aby powiedzieć, czym dana organizacja się zajmuje, jakie ma potrzeby i w czym może pomóc innym.

Ustalono, że kolejne spotkanie odbędzie się za około 2,5 miesiąca, a inicjatorzy spotkania jak i przedstawiciele organizacji zadeklarowali chęć kontynuowania tej inicjatywy.

Nasz pomysł na wspólny hub dla giżyckich NGO

Jako portal lokalny Cześć Giżycko od dłuższego czasu działamy aktywnie w internecie. Prowadzimy stronę internetową oraz media społecznościowe, które regularnie się rozwijają i docierają do coraz większego grona odbiorców. Na co dzień informujemy o tym, co dzieje się w mieście, ale coraz mocniej widzimy też potrzebę, żeby część tej energii przełożyć na realne ułatwienie życia organizacjom.

Dlatego już wcześniej uruchomiliśmy dedykowaną podstronę dla organizacji pozarządowych:
https://czescgizycko.pl/organizacje-pozarzadowe-gizycko/

To ma być jedno, wspólne miejsce, w którym NGO z Giżycka mogą się pokazać, łatwiej się odnaleźć i szybciej wymieniać informacjami. Nie ukrywamy jednak ważnej rzeczy. To rozwiązanie jest świeże, a my sami wciąż się uczymy, poznajemy przepisy, dobre praktyki i zasady współpracy z samorządem. Właśnie dlatego potrzebujemy Was. Najwięcej wartości mogą wnieść organizacje z większym stażem, które mają doświadczenie, wiedzą co działa, co nie działa, jakie są możliwości, gdzie i jak załatwia się konkretne sprawy.

My bierzemy na siebie całą stronę techniczną i redakcyjną. Zbieramy informacje, porządkujemy je i publikujemy w odpowiednich działach, tak żeby inni mogli z tego skorzystać. Jeśli przekażecie nam konkret, my go wrzucimy, dopracujemy i zadbamy o to, żeby był łatwy do znalezienia.

Na podstronie są trzy główne kategorie, które chcemy systematycznie zasilać:

• Aktualności: wszystko, co jest ważne „na teraz”, czyli spotkania, szkolenia, konsultacje, zmiany w terminach, informacje z urzędu, nowe inicjatywy, nabory, terminy, rzeczy, które warto przekazać dalej.

• Organizacje: miejsce na prezentacje poszczególnych NGO, z opisem działań, kontaktem i informacją, w czym dana organizacja może pomóc innym albo jakiego wsparcia sama szuka.

• Baza wiedzy: poradniki i praktyczne informacje, na przykład co organizacja może, z czego może skorzystać, jakie ma prawa i obowiązki, jak rozmawiać z instytucjami, jak działa udostępnianie infrastruktury, gdzie szukać wsparcia, jak przygotować podstawowe dokumenty.

Chcemy, żeby informacje trafiały do każdej z tych kategorii regularnie, a nie tylko okazjonalnie. Jeśli macie coś, co może pomóc innym organizacjom, doświadczenie z praktyki, prostą wskazówkę, sprawdzony kontakt albo krótki opis Waszych zasobów, prześlijcie to do nas. My to uporządkujemy, opublikujemy i zadbamy, żeby to nie zginęło w wiadomościach i rozmowach, tylko zostało jako realna baza dla kolejnych osób.

Grupa na Facebooku jako narzędzie codziennej komunikacji

Równolegle powstała grupa na Facebooku „Giżyckie Inicjatywy – Fundacje i Stowarzyszenia | NGO z Giżycka i okolic”. Jej celem jest szybka i prosta komunikacja pomiędzy organizacjami, możliwość zadania pytania, zgłoszenia potrzeby lub zaoferowania pomocy.

Na razie aktywność w grupie jest niewielka, choć potencjał tego narzędzia jest ogromny. To miejsce, które może realnie ułatwić współpracę na co dzień, także wtedy, gdy nie każdy ma możliwość uczestniczenia w spotkaniach stacjonarnych.

Promocja działań i wydarzeń NGO

Podczas spotkania mocno wybrzmiał temat promocji wydarzeń organizowanych przez organizacje pozarządowe. Nie każda organizacja ma własną stronę internetową, nie każda prowadzi aktywne profile w mediach społecznościowych, a nawet jeśli prowadzi, to często brakuje czasu, żeby regularnie docierać do większej liczby odbiorców. Do tego dochodzi problem, który znamy wszyscy. Informacje o wydarzeniach potrafią pojawić się w obiegu bardzo późno, czasem na dzień, dwa lub trzy przed terminem, kiedy część osób ma już ułożone plany.

Właśnie dlatego jako Cześć Giżycko chcemy być dla organizacji prostym wsparciem, bez formalności i bez kosztów. Prowadzimy największy kalendarz wydarzeń w regionie i regularnie go uzupełniamy, kilka razy w tygodniu sprawdzamy miejskie i gminne źródła, strony instytucji, kalendarze i grupy wydarzeniowe. Tyle że najlepsze efekty są wtedy, gdy informacja trafia do nas z pierwszej ręki, czyli bezpośrednio od organizatora. Wtedy możemy dodać wydarzenie szybciej, dokładniej, z kompletem danych, a mieszkańcy mają więcej czasu, żeby je zauważyć, zaplanować i faktycznie przyjść.

Dodanie wydarzenia u nas jest bezpłatne i proste. Wystarczy przesłać podstawowe informacje i jedno zdjęcie, a my publikujemy wpis w kalendarzu maksymalnie w 2–3 dni. Co ważne, można zgłaszać wydarzenia dużo wcześniej. Im wcześniej dostaniemy informację, tym większa szansa, że komunikat nie zginie w natłoku i dotrze do osób, które naprawdę mogłyby wziąć udział.

Jeśli organizujecie spotkanie, warsztaty, akcję charytatywną, zbiórkę, turniej, wydarzenie edukacyjne albo cokolwiek lokalnego, co ma służyć mieszkańcom, zgłoście to do nas. My bierzemy na siebie całą techniczną stronę, a Wy możecie skupić się na organizacji wydarzenia.

Wnioski po spotkaniu

Spotkanie było bardzo potrzebne i naprawdę owocne. Pokazało, że w Giżycku działa wiele organizacji, które są gotowe do rozmowy i współpracy. Na ten moment być może jest jeszcze za wcześnie na powoływanie formalnej rady, ale regularne spotkania, lepsza komunikacja i wzajemne poznanie się mogą być naturalnym krokiem w stronę takiego rozwiązania.

Jakie jest nasze zdanie — jako organizacji, która może nie ma ogromnego doświadczenia, ale od lat przygląda się temu, jak współpraca funkcjonuje w mieście? Zanim zaczniemy rozmawiać z miastem o potrzebach lokalnych organizacji i zanim wyłonimy przedstawicieli, którzy będą dbać o interes całego środowiska (a nie tylko o sprawy swoich organizacji), potrzebna jest część integracyjna — czyli realna wspólnota podmiotów trzeciego sektora działających w Giżycku, w dowolnej, niekoniecznie formalnej formie. Taka, która ze sobą rozmawia, zna swoje bieżące problemy i potrzeby, potrafi współpracować w działaniu, a dopiero później wybiera osoby, które mają wiedzę i rozeznanie, by skutecznie reprezentować wszystkich.

Jedno bez drugiego nie zadziała dobrze. Bez zbudowania relacji i przepływu informacji istnieje ryzyko, że zaangażowanie „okroi się” do kilku instytucji mających reprezentację w radzie, a w praktyce — jak bywało do tej pory — każdy będzie działał głównie na własną rękę.

Współpraca naprawdę ma sens — i nie wszystko musi być organizowane przez miasto. Organizacji jest dużo, więc wspólne działania mogą mieć znacznie większą skalę. My nie chcemy konkurować. Chcemy pomagać i wspierać. Mamy narzędzia, czas i zaangażowanie — to nasze zasoby, którymi chętnie podzielimy się już dziś.

Teraz kluczowe są: współpraca, otwartość i chęć dzielenia się informacjami.